За последние пять лет архивный отдел достиг определенных позитивных результатов. Это дало возможность в целом стабильно выполнять основные функции по обеспечении сохранности, комплектованию и использованию документов.
В первую очередь позитивно отразился переезд архивных хранилищ и рабочего кабинета в одно приспособленное для архива здание, площадью 226 м². Ранее архив размещался в двух местах (в здании администрации и на первом этаже жилого дома), что очень негативно сказывалось на сохранности документов, их постоянно заливали жильцы второго этажа, а в период отпускной кампании приходилось разрываться между двумя зданиями.
Были заменены все деревянные стеллажи, на сегодняшний день в архивном отделе: 104 стеллажа – 10 из них комбинированные, 94 –металлические. Загруженность стеллажей составляет 93%. Имеются свободные стеллажи для принятия новых документов, а также есть места для размещения и установки новых стеллажей.
В начале года в рабочем кабинете заменены все люминесцентные лампы на светодиодные.
Целью развития архивного дела является достижения уровня, отвечающего потребностям и нуждам современного информационного общества. Повышение качества и доступности предоставляемой архивным отделом услуги отвечает интересам и потребностям граждан.
Разработан и утвержден административный регламент по предоставлению архивным отделом администрации Тенькинского городского округа Магаданской области муниципальной услуги «Организация информационного обеспечения граждан Российской Федерации, иностранных граждан и лиц без гражданства, органов государственной власти, местного самоуправления, организаций и общественных объединений на основе документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов».
Регламент размещен в государственной информационной системе «Реестр государственных и муниципальных услуг», в новой версии 4.0, так как поддержка ГИС «РГУ» версия 3.1 прекращается. Срок размещения установлен был комитетом экономики до 01.06.2018г.
На имя главы Тенькинского городского округа неоднократно было направлено ходатайство о закупке в отдел программного продукта «VipNet «Деловая почта» для электронного взаимодействия с Пенсионными фондами Магаданской области. В мая контракт был подписан, необходимые документы в компанию направлены. Сканер формата А3, необходимый для передачи архивных копий, по средствам «VipNet «Деловая почта» приобретен в 2017 году по заявке архивного отдела.
Постоянно ведется работа с программным комплексом «Архивный фонд». Усовершенствуются старые описи для внесения их в электронном виде в ПК «АФ».
Сотрудники отдела обеспечены необходимой оргтехникой. Имеется доступ к сети Интернет (в район проведено оптоволокно, скорость передачи информации высокая). Запросы принимаются в электронном виде по средствам электронной почты, с каждым годом этот показатель растет.
Компьютеры обслуживаются специалистами по организационному и информационному обеспечению. Компьютеры заключены в локальную сеть, подключены к серверу администрации. Установлены справочно-правовые системы «Гарант» и «Консультант».
Регулярно проводятся учения по пожарной безопасности. Вся занимаемая архивом площадь оснащена пожарной сигнализацией и голосовым оповещением.