Работа архивного отдела администрации Омсукчанского городского округа – достижения, тенденции, перспективы

Фото: mgpr.49gov.ru

Основными направлениями деятельности архивного отдела администрации Омсукчанского городского округа Магаданской области  являются:

- обеспечение нормативных условий сохранности и государственного учета документов архивных фондов, как важнейшей составной части государственных информационных ресурсов и исторического наследия, а также использование лучшего опыта и стандартного хранения;

- качественное формирование архивного фонда Омсукчанского городского округа;

- повышение доступности и качества предоставляемых услуг населению;

- укрепление кадрового состава архивного отдела;

- повышение социальной защищенности работников архивного отдела.

Основными задачами для архивного отдела администрации Омсукчанского городского округа являются организация и предоставление муниципальных услуг, в первую очередь связанных с социальной защитой граждан, при безусловном обеспечении безопасности архивных фондов и жизнедеятельности архивного отдела.

Разработаны и утверждены постановлениями администрации Омсукчанского городского округа:

- регламент по предоставлению муниципальной услуги архивным отделом администрации Омсукчанского городского округа «Организация исполнения запросов российских граждан, поступивших в архивный отдел администрации Омсукчанского городского округа»;

- регламент по предоставлению муниципальной услуги архивным отделом администрации Омсукчанского городского округа «Организация информационного обеспечения граждан, органов муниципальной власти, местного самоуправления, организаций и общественных объединений на основе документов архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов»;

- утверждены схемы и порядок учета архивных документов архивного отдела администрации Омсукчанского городского округа;

- утверждено положение об архивном отделе администрации Омсукчанского городского округа;

- утвержден список №1 организаций – источников комплектования архивного отдела администрации Омсукчанского городского округа.

Постоянно оказывается практическая и методическая помощь при составлении номенклатур дел организаций – источников комплектования.

По состоянию на данный момент все организации городского округа имеют номенклатуры дел.

Архивным отделом администрации Омсукчанского городского округа направлены рекомендательные письма в организации – источники комплектования архивного отдела, не предоставивших данные:

- о назначении персональных ответственных за сохранность документов в структурных подразделениях, ответственных за ведение делопроизводства и сохранность документов;

- в соответствии с утвержденной номенклатурой дел провести упорядочение и описание дел постоянного хранения;

- упорядочение и описание дел постоянного хранения и по личному составу.

Также было рекомендовано подобрать документы о создании, преобразованиях организации (учреждения) для составления исторической справки, предисловия.

Работниками архивного отдела в данном вопросе оказывается всесторонняя консультативная и практическая помощь.

Ежегодно разрабатываются и утверждаются Основные направления развития архивного дела в Омсукчанском городском округе и в основном все плановые показатели выполняются, что отражается в годовых отчетах.

Проводилась и проводится работа по усилению безопасности архивных фондов, проведение мероприятий по обеспечению  пожарной безопасности архива. Все архивохранилища и кабинеты оснащены огнетушителями, помещения архивного отдела полностью обеспечены пожарной сигнализацией и системой оповещения о пожаре. Регулярно проводится инструктаж по правилам пользования автоматизированной пожарной сигнализацией и о действиях сотрудников при пожаре.

Постоянно проводится работа по обеспыливанию стеллажей и документов в фондах – 1 раз в месяц и влажная уборка помещений – ежедневно. На окнах стоят светозащитные рамки.

Документы хранятся в архивохранилищах общей площадью – 169,0 кв. метров, стеллажи металлические, протяженность 641 погонных метра.

Пристальное внимание уделяется обеспечению сохранности документов при их использовании, в том числе при выдаче дел на временное пользование.

Для сотрудников заведены журналы для регистрации архивных дел, выданных из архивохранилища для исполнения социально-правовых и тематических запросов.

Постоянно проводится полистная проверка, проверка наличия и состояния документов фондов, реставрация документов, подшивка и переподшивка дел, оформление титульных и заверительных листов, 90% дел постоянного хранения закартонированы.

На все документы, находящиеся на хранении в архивном отделе, заведены Дела фондов, составлены и утверждены ЭПМК архивного агентства министерства государственно-правового развития Магаданской области описи дел.

В настоящее время на хранении в архивном отделе находятся документы постоянного хранения 54 предприятий, организаций – 10097 единиц хранения, по личному составу 78 – 8290 единиц хранения.

Все поступающие на хранение документы регистрируются в Журнале поступления документов на хранение, оформляются акты приема-передачи документов на хранение. После составления и утверждения описи документов, данные заносятся в учетные документы. Так же в учетные документы заносятся данные при изменении данных.

Ежегодно проводится паспортизация организаций – источников комплектования архивного отдела администрации Омсукчанского городского округа.

По исполнению социально-правовых и тематических запросов.

В среднем за квартал поступает 450-500 запросов социально-правового характера и от 5 до 10 тематических запросов.

Все поступающие запросы социально-правового характера проходят регистрацию, исполняются в течение 5-7 дней.

По исполнению тематических запросов: они так же проходят регистрацию, сроки исполнения до 10 дней, так как при подборке документов возникает необходимость проводить работу с несколькими фондами и не за один год.

Основная тематика запросов:

- об образовании и деятельности предприятий, организаций, учреждений Омсукчанского района, о награждении, исполнении депутатских полномочий, выделении жилья, проживании, оплате контейнеров, несчастных случаях на производстве;

- о стаже работы,  заработной плате, о надбавках, отпусках, налоговых вычетах, оплате проезда в отпуск, контейнеров,  бронировании жилья, заключении трудовых договоров, льготном стаже и др.

Архивным отделом администрации Омсукчанского городского округа совместно с Отделом пенсионного фонда в Омсукчанском районе проводятся встречные проверки достоверности выданных справок по заработной плате и стаже работы, особенно тех, которые заказывают сами заявители.

Постоянно уделяется серьезное внимание работе с кадрами, улучшению условий труда, повышению профессионального мастерства, деловых качеств и социальной защищенности работников архива.

Работа архивного отдела администрации  Омсукчанского городского округа  проводится в тесном взаимодействии с архивным агентством министерства государственно-правового развития Магаданской области, руководители и специалисты которого постоянно оказывают помощь в решении вопросов архивного дела в районе.

В перспективе: продолжать работу по сохранению, усовершенствованию, переработке документов, находящихся на хранении в  архивном отделе администрации Омсукчанского городского округа.

Принимать на хранение документы от ликвидированных организаций и действующих, сроки хранения документов в которых истекли или из-за отсутствия помещений для хранения.

В связи с участившимися требованиями пенсионных фондов о предоставлении копий первичных документов (особенно лицевых счетов) приобрести для оцифровки визуализатор архива «ViAr».

Возобновить работу по ведению автоматизированного учета документов архивного фонда администрации Омсукчанского района в программном комплексе «Архивный фонд», для чего необходимо направить на обучение специалиста-архивариуса.

Продолжить работу с организациями-источниками комплектования архивного фонда, оказывать им всестороннюю практическую и методическую помощь при составлении номенклатур дел, упорядочении и описании документов постоянного хранения и по личному составу, исторических справок и предисловий.

Продолжить работу по усовершенствованию и обновлению технического оборудования, дополнительно приобрести металлические стеллажи.

Начальник архивного отдела администрации  Омсукчанского городского округа А.К. Кофанова

 
По теме
Подведены итоги работы экспертно-проверочной методической комиссии архивного агентства МГПР Магаданской области за 1-е полугодие 2018 года - Министерство государственно-правового развития Одним из основных направлений деятельности архивного агентства МГПР Магаданской области является предоставление государственной услуги «Согласование положений об экспертных комиссиях, архивах, номенклатур дел,
02.07.2018
Роман Аничин проведет личный прием в п. Омсукчан - Администрация Магаданской области 2 июля 2018 г. с 18.00 до 20.00 планируется выездной личный прием жителей Омсукчанского городского округа в п. Омсукчан, который проведет главный федеральный инспектор по Магаданской области Аничин Роман Николаевич.
27.06.2018
О пополнении фондов колымского архива документами ликвидированных организаций - Министерство государственно-правового развития В 1-ом полугодии 2018 года в Государственный архив Магаданской области поступили документы по личному составу ликвидированных организаций и учреждений территории:
25.06.2018
 
Высокая пожарная опасность ожидается в в Омсукчанском городском округе - Kolyma.Ru Экстренное предупреждение о возможном возникновении чрезвычайных ситуаций на территории Магаданской области 19-21 июня 2018 года (подготовлено на основании данных ФГБУ Колымского УГМС) 19-21 июня 2018 года с учетом прогнозируемой,
18.06.2018
Достижения, тенденции и перспективы: архивный отдел администрации муниципального образования «Ольский городской округ» - Министерство государственно-правового развития История создания архива Ольского района берет начало с января 1972 года. Архив долгие годы испытывал большие трудности из-за отсутствия постоянного помещения для хранения архивных документов,
07.06.2018
 
Квартиры, земельные участки и автомобили реализуют с торгов в Магадане - УФССП Территориальное управление Федерального агентства по управлению государственным имуществом в Магаданской области реализует с торгов переданное судебными приставами Управления ФССП России по Магаданской области арестованн
19.07.2018 УФССП
За шесть дней в единую службу спасения поступили четыре жалобы на вынужденное соседство с дикими животными.
18.07.2018 Vesti-Magadan.Ru
Ансамбль песни и пляски Пограничного управления ФСБ по восточному арктическому району подарил свое творчество магаданцам - Мэрия города Магадан Благодарность и памятный подарок коллективу вручил мэр города Юрий Гришан Вчера в актовом зале Магаданского политехнического техникума состоялся концерт ансамбля песни и пляски Пограничного управления ФСБ по восточному
19.07.2018 Мэрия города Магадан
«Золотой велосипед», Сабантуй, тренировки на стадионе и жаркая «Килиманджара» - Мэрия города Магадан Афиша событий на пятницу и предстоящие выходные КИНО С 20 по 22 июля лидер кинопоказа в Магаданской области кинотеатр «Горняк» приглашает горожан и гостей областного центра на премьеры отечественных и зарубежных кино
19.07.2018 Мэрия города Магадан
Сводка о состоянии проезда по автомобильным дорогам Магаданской области - Администрация Магаданской области По информации министерства дорожного хозяйства, транспорта и связи Магаданской области, на 19 июля 2018 г. на автомобильных дорогах области работает 115 единиц дорожной техники.
19.07.2018 Администрация Магаданской области
«Золотой велосипед», Сабантуй, тренировки на стадионе и жаркая «Килиманджара» - Мэрия города Магадан Афиша событий на пятницу и предстоящие выходные КИНО С 20 по 22 июля лидер кинопоказа в Магаданской области кинотеатр «Горняк» приглашает горожан и гостей областного центра на премьеры отечественных и зарубежных кино
19.07.2018 Мэрия города Магадан
Кроме того, представители ведомств обсудили перспективы строительства современных школ в городе План ремонтных работ образовательных учреждений в 2019 и 2020 годах обсудили на совещании в мэрии.
19.07.2018 Мэрия города Магадан
Сотрудниками колымского Управления Россельхознадзора отчитались о проведенном ветеринарном контроле в отношении продукции животного происхождения во II квартале 2018 года, сообщает РИА "КОЛЫМА-ИНФОРМ".
19.07.2018 Kolyma.Ru