Основные направления работы по экспертизе ценности документов включают в себя три этапа: определение источников комплектования архива; экспертизу ценностей документов, подлежащих приему в архив; прием-передачу этих документов на хранение.
Источники комплектования архивного отдела
Органы местного самоуправления, муниципальные учреждения и организации включаются в список источников комплектования архивного отдела администрации в обязательном порядке и по установленной форме.
Постановлением администрации Тенькинского городского округа № 253-па от 10.05.2016г. утвержден список источников комплектования архива, в соответствии с которым руководителям органов местного самоуправления, муниципальных учреждений и организаций надлежит обеспечить сохранность документов постоянного срока хранения, образующихся в процессе деятельности организаций, до передачи их в архивный отдел.
Переутверждение списка источников комплектования архивов проводятся по мере необходимости.
Основанием для этого являются: создание, реорганизация, ликвидация органа местного самоуправления или организации.
В соответствии с Законом Магаданской области от 08 апреля 2015г. № 1887-ОЗ «О преобразовании муниципальных образований поселок «Усть-Омчуг», поселок «Омчак», поселок «Гастелло», поселок «Мадаун» путем их объединения с наделением статуса городского округа» поселковые администрации были ликвидированы, полномочия собрания представителей прекращены.
В утвержденный список включены 10 организаций. Ранее в список входили 17 организаций. Вновь образованные структурные подразделения администрации со статусом юридического лица будут формироваться в отдельные фонды.
Архивный отдел ведет наблюдательное дело на каждый источник комплектования архива, в которое включаются номенклатура дел, паспорт архива организации, акты на выделение к уничтожению документов временного срока хранения, акты об уничтожении документов, а также документы характеризующие деятельность организации.
Порядок экспертизы ценности документов
Экспертиза ценности документов проводится на основе:
Оценка документов в делопроизводстве проводится при:
Для осуществления экспертизы ценностей документов постановлением администрации утверждено положение № 58-па от 27.02.2017г. «О постоянно действующей комиссии администрации Тенькинского городского округа».
Экспертиза ценности документов проводится ежегодно и оформляется протоколами. Ее осуществляют работники отдела документационного обеспечения администрации совместно с экспертной комиссией под методическим руководством сотрудников архивного отдела.
В процессе экспертизы производится:
Таким образом, в результате проведения экспертизы ценности выделяются четыре группы документов с различными сроками хранения:
При отборе названных категорий дел анализируется фактическое содержание документов, находящихся в деле. Не допускается определение ценности документов и сроков их хранения только по заголовкам дел, включенных в номенклатуру.
Особенно внимательно следует подходить к документам постоянного хранения с отметкой «ЭПК». Их отбор осуществляется путем полистного просмотра. Только так можно выявить ошибки, допущенные при формировании дел, и отделить документы с постоянным сроком хранения от документов временного хранения.
По результатам экспертизы ценности документов составляется ряд документов:
По описям соответствующие дела передаются в архивный отдел. Документы временного (до 10 лет) хранения могут в архив не передаваться. Они хранятся либо в отделе документационного обеспечения, либо в структурных подразделениях администрации и по истечении срока хранения уничтожаются в установленном порядке.
Одновременно с описями дел на заседании ЭК рассматриваются и акты о выделении к уничтожению дел с истекшими сроками хранения. Дела, включенные в акт, уничтожаются только после того, как ЭК утвердит опись дел постоянного хранения.
При отборе документов на долговременное хранение архивисты должны определить наличие в них достоверных сведений, оптимальный объем информации, содержащейся в документах.
Порядок приема архивных документов
Архивные документы принимаются в муниципальный архив, в упорядоченном состоянии с соответствующим научно-справочным аппаратом. Все работы, связанные с отбором, подготовкой и передачей архивных документов на постоянное хранение, в том числе с их упорядочением и транспортировкой, выполняются за счет средств источников комплектования, передающих указанные документы.
При приеме архивных документов проводятся проверка их физического, санитарно-гигиенического, технического состояния.
На всех экземплярах описи дел, документов делаются отметки о приеме архивных документов в архив. При отсутствии единиц хранения, указанных в описи дел, документов, в ней делается новая итоговая запись. Номера отсутствующих единиц хранения и причины отсутствия оговариваются в акте приема-передачи документов на хранение и в прилагаемой к акту справке. Источник комплектования принимает меры по розыску не поступивших на хранение архивных документов. Утраченные подлинные архивные документы могут быть заменены их копиями.
Прием архивных документов оформляется актом приема-передачи документов на хранение, составляемым в двух экземплярах. Один экземпляр остается в архиве, другой - в источнике комплектования.