Основные направления работы архивного отдела администрации Тенькинского городского округа в области экспертизы ценности документов и пополнение ими муниципального архива

Основные направления работы архивного отдела администрации Тенькинского городского округа в области экспертизы ценности документов и пополнение ими муниципального архива
Фото: mgpr.49gov.ru

Основные направления работы по экспертизе ценности документов включают в себя три этапа: определение источников комплектования архива; экспертизу ценностей документов, подлежащих приему в архив; прием-передачу этих документов на хранение.

Источники комплектования архивного отдела

Органы местного самоуправления, муниципальные учреждения и организации включаются в список источников комплектования архивного отдела администрации в обязательном порядке и по установленной форме.

Постановлением администрации Тенькинского городского округа № 253-па от 10.05.2016г. утвержден список источников комплектования архива, в соответствии с которым руководителям органов местного самоуправления, муниципальных учреждений и организаций надлежит обеспечить сохранность документов постоянного срока хранения, образующихся  в процессе деятельности организаций, до передачи  их в архивный отдел.

Переутверждение списка источников комплектования архивов проводятся по мере необходимости.

Основанием для этого являются: создание, реорганизация, ликвидация органа местного самоуправления или организации.

В соответствии с Законом Магаданской области от 08 апреля 2015г. №  1887-ОЗ «О преобразовании муниципальных образований поселок «Усть-Омчуг», поселок «Омчак», поселок «Гастелло», поселок «Мадаун» путем их объединения с наделением статуса городского округа» поселковые администрации были ликвидированы, полномочия собрания представителей прекращены.

В утвержденный список включены 10 организаций. Ранее в список входили 17 организаций. Вновь образованные структурные подразделения администрации со статусом юридического лица будут формироваться в отдельные фонды.    

Архивный отдел ведет наблюдательное дело на каждый источник комплектования архива, в которое включаются номенклатура дел, паспорт архива организации, акты на выделение к уничтожению документов временного срока хранения, акты об уничтожении документов, а также документы характеризующие   деятельность организации.

Порядок экспертизы ценности документов

Экспертиза ценности документов проводится на основе:

  • действующего законодательства и правовых актов Российской Федерации по архивному делу и документационному обеспечению, нормативно-методических документов;
  • типовых и ведомственных перечней документов с указанием сроков их хранения,
  • типовых и примерных номенклатур дел.
  • Оценка документов в делопроизводстве проводится при:

  • составлении номенклатур дел, когда определяется ценность будущего дела на основании перечней документов и опыта работы;
  • регистрации поступающих в учреждение документов (при проставлении на документе индекса определяется его принадлежность к конкретному делу с обозначенным сроком хранения);
  • направлении документа в дело;
  • подготовке дел к последующему хранению после завершения их делопроизводством.
  • Для осуществления экспертизы ценностей документов постановлением администрации утверждено положение № 58-па от 27.02.2017г. «О постоянно действующей комиссии администрации Тенькинского городского округа».

    Экспертиза ценности документов проводится ежегодно и оформляется протоколами. Ее осуществляют работники отдела документационного обеспечения администрации совместно с экспертной комиссией под методическим руководством сотрудников архивного отдела.

      В процессе экспертизы производится:

  • отбор дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив;
  • отбор дел, которые должны храниться временно в структурных подразделениях;
  • выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли;
  • установление или изменение сроков хранения документов;
  • одновременно проверяются качество номенклатуры дел, правильность установления сроков хранения документов.
  •   Таким образом, в результате проведения экспертизы ценности выделяются четыре группы документов с различными сроками хранения:

  • документы, подлежащие постоянному хранению в государственных архивах;
  • документы, подлежащие временному хранению (свыше 10 лет) в архиве организации;
  • документы, подлежащие временному хранению (до 10 лет) в структурных подразделениях;
  • документы, подлежащие уничтожению в связи с истечением срока хранения.
  • При отборе названных категорий дел анализируется фактическое содержание документов, находящихся в деле. Не допускается определение ценности документов и сроков их хранения только по заголовкам дел, включенных в номенклатуру.

    Особенно внимательно следует подходить к документам постоянного хранения с отметкой «ЭПК». Их отбор осуществляется путем полистного просмотра. Только так можно выявить ошибки, допущенные при формировании дел, и отделить документы с постоянным сроком хранения от документов временного хранения.

    По результатам экспертизы ценности документов составляется ряд документов:

  • опись дел постоянного срока хранения;
  • опись дел временного (свыше 10 лет) хранения;
  • опись дел по личному составу;
  • акт о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению.
  • По описям соответствующие дела передаются в архивный отдел. Документы временного (до 10 лет) хранения могут в архив не передаваться. Они хранятся либо в отделе документационного обеспечения, либо в структурных подразделениях администрации и по истечении срока хранения уничтожаются в установленном порядке.

    Одновременно с описями дел на заседании ЭК рассматриваются и акты о выделении к уничтожению дел с истекшими сроками хранения. Дела, включенные в акт, уничтожаются только после того, как ЭК утвердит опись дел постоянного хранения.

    При отборе документов на долговременное хранение архивисты должны определить наличие в них достоверных сведений, оптимальный объем информации, содержащейся в документах.

    Порядок приема архивных документов

    Архивные документы принимаются в муниципальный архив, в упорядоченном состоянии с соответствующим научно-справочным аппаратом. Все работы, связанные с отбором, подготовкой и передачей архивных документов на постоянное хранение, в том числе с их упорядочением и транспортировкой, выполняются за счет средств источников комплектования, передающих указанные документы.

    При приеме архивных документов проводятся проверка их физического, санитарно-гигиенического, технического состояния.

    На всех экземплярах описи дел, документов делаются отметки о приеме архивных документов в архив. При отсутствии единиц хранения, указанных в описи дел, документов, в ней делается новая итоговая запись. Номера отсутствующих единиц хранения и причины отсутствия оговариваются в акте приема-передачи документов на хранение и в прилагаемой к акту справке. Источник комплектования принимает меры по розыску не поступивших на хранение архивных документов. Утраченные подлинные архивные документы могут быть заменены их копиями.

    Прием архивных документов оформляется актом приема-передачи документов на хранение, составляемым в двух экземплярах. Один экземпляр остается в архиве, другой - в источнике комплектования.

     
    По теме
    За особые заслуги в укреплении законности и правопорядка, безупречные годы работы в судебной системе Сергеева Светлана Александровна награждена юбилейной медалью «100 лет Верховному Суду России».
    29 марта 2024 года в Магаданском областном суде состоялось торжественное собрание, посвященное уходу в почетную отставку председателя судебного состава, судьи Кириенко Юрия Федоровича.
         На официальном сайте Управления Судебного департамента в Магаданской области размещена Резолюция по подведению итогов работы судов и мировых судей Магаданской области за 2023 год подробнее>>>
    Вакансии по состоянию на 29 марта 2024 года По состоянию на 29 марта 2024 года в Омсукчанском районном суде Магаданской области открыты вакансии: - секретарь судебного заседания;
    Изменение реквизитов для перечисления денежных взысканий (штрафов), назначаемых по приговору Омсукчанского районного суда Магаданской области по уголовным делам и судебным штрафам     Наименование получателя пла
    На торжественном мероприятии, посвященном 70-летию со дня образования Магаданского областного суда, за большой вклад в совершенствование правосудия в Российской Федерации, заслуги в защите прав и законных интересов граждан,
    За многолетний добросовестный труд в органах государственной власти, высокий профессионализм Благодарственное письмо Магаданской областной Думы вручила директору филиала ФГБУ ИАЦ в Магаданской области Мелкозёрову Алексан
    На конференции судей Магаданской области одним из пунктов повестки дня было подведение итогов работы судебных инстанций, действующих на территории региона.
    Итоги заседания экзаменационной комиссии Магаданской области по приему квалификационного экзамена на должность судьи Согласно графику проведения заседаний экзаменационной комиссии 26 февраля состоялось очередное засед
    Управление Судебного департамента
    Представители Молодежной общественной палаты при заксобрании оказывают правовую помощь колымчанам Источник - MagadanMedia.Ru Акция проходит 29 марта в единый день оказания бесплатной юридической помощи Представители Молодежной общественной палаты при заксобрании оказывают правовую помощь колымчанам Фото:
    MagadanMedia.Ru
    На Колыме Госавтоинспекторы установили нетрезвого водителя - Kolyma.Ru МАГАДАН. КОЛЫМА-ИНФОРМ. 28 марта сотрудниками Госавтоинспекции Отделения МВД России по Хасынскому району на улице Центральной в п. Палатка был остановлен автомобиль «Тойота Кроун» под управлением 44-летнего гражданина.
    Kolyma.Ru
    На Колыме Госавтоинспекторы установили нетрезвого водителя - УМВД Магаданской области 28 марта сотрудниками Госавтоинспекции Отделения МВД России по Хасынскому району на улице Центральной в п. Палатка был остановлен автомобиль «Тойота Кроун» под управлением 44-летнего гражданина.
    УМВД Магаданской области
    photo 2024 03 28 15 35 05 - Газета Магаданская правда Максимальный размер составляет 50 тыс. рублей Фото: imghub.ru Правительство России увеличило размеры ежемесячной специальной социальной выплаты для медицинских работников.
    Газета Магаданская правда
    Активист регионального отделения «Волонтёры Победы» стал победителем всероссийского конкурса «Послы Победы. Москва» 2024 года - Инициатива Колымы Активист регионального отделения «Волонтёры Победы», старший курсант Молодежного патриотического клуба «Наследие» стал победителем Всероссийского конкурса «Послы Победы.
    Инициатива Колымы
    Встреча с психологом - Детская библиотека Дорогие читатели! 7 апреля в 13:00 состоится встреча с Гринцевич Натальей Сергеевной – клиническим психологом, экспертом в сфере материнства.
    Детская библиотека